企画の進行を見える化するためにJootoを導入した話
うちがJootoを入れた理由は「タスク管理したいから」じゃない。
一番の理由は、企画の進行具合を全員で見える化したいと思ったから。
紙の企画依頼書の限界
もともとは、営業が「企画依頼書」という紙を記入して社長印をもらい、それから専務に渡し、専務が企画部に振り分ける流れだった。
出張に出ると1週間くらい地方を回るのが普通で、戻らないと企画依頼書が出せない。急ぎはメールを使うけど、帰ってきたら山のように紙を書かないといけない。同じ顧客で複数の企画が動いていることも多く、営業にとってはかなりの負担だった。
さらに提出した後は「どの担当に振られたか」「今どんな進行状況か」を覚えておかないといけない。確認するには担当に聞くしかない。これも不便だった。
Jootoでやりたかったこと
僕がやりたかったのは「出張中でも案件を依頼できること」と「進行状況をクラウドで見える化すること」。
だから最初からSalesforceみたいに営業フローを分析するとか、見積から請求までをシステム化するとか、そういう話じゃなかった。
案件が今どこにあって、誰が持っていて、どこまで進んでいるのか。
ただそれをシンプルに全員で共有できれば良かった。
Jootoを選んだ理由と運用
TrelloやAsanaも試したけど、ITに強くない人でも直感的に分かる日本語UIだったJootoを選んだ。
「カードを動かす＝進行が進む」というのが一番分かりやすかったから。
最初は企画部7人分を1つのボードで管理したけど、タスクが200〜300件を超えると重すぎて実用的じゃなかった。今は担当ごとにボードを分けて、リストを「デザイン待機 → デザイン提出 → 修正待ち／入稿待ち → サンプル中 → サンプル提出 → 量産中」と並べて、進行を一目で見えるようにしている。
営業は共通の入力フォーマットを使って案件内容を記録。専務がそれを見て各企画担当のボードに振り分ける。社長印は廃止して、社長はJooto上で進行中の案件を確認できるようにした。
広がる使い道
今では企画→製造へのサンプル依頼もJooto経由。
LINE WORKSだとトークが流れて依頼が抜けることが多かったけど、Jootoに残しておけば履歴として残るから漏れにくい。
学び
Jootoの導入は「タスク管理」じゃなくて「進行管理の見える化」だった。
だからこそ、ツール自体の機能より「どう案件を流すか」「承認をどう簡略化するか」を考えることが重要だった。
ツールの名前は「タスク管理」だけど、僕らにとっての本質は「紙で見えなかったものを全員で見えるようにする」こと。
ちなみに、Notion使えるリテラシーがあるならNotionの方がいろいろできてコスパも良いよ。
